Cíle projektu

Celkovým záměrem projektu byla širší digitalizace procesů na Městském úřadě v Moravské Třebové. Vytvoření několika vzájemně přizpůsobených, či zcela unikátních a navzájem propojených aplikací, které by zlepšily způsobilost a výkonnost procesů, a tím i vlastní chod úřadu.

Mezi hlavní cíle patřilo: sjednocení a formalizace informací a komunikace uvnitř a vně městského úřadu zaměřená na řízení toku informací; zkvalitnění vnitřního řízení úřadu a poskytování informací; řízení úřadu procesním způsobem; efektivní správa tzv. nestrukturovaných dat (získávání, zpracovávání, sdílení, sledování, vyhodnocování, zabezpečení dat).

Popis řešení

Podstatou řešení je zavedení komunikační platformy Lotus Notes a systému aplikací pro úřady GOVER-INFO, což jednak zvyšuje efektivnost komunikace v rámci úřadu i ve vztahu k příspěvkovým organizacím, jednak zkvalitňuje interní řízení úřadu.

Řešení zavádí prvky manažerského řízení. Tím sjednocuje a zpřehledňuje předávané informace týkající se pracovního chodu městského úřadu nebo města.

Jednotlivé aplikace jsou posuzovány z hlediska specifik a potřeb města a za tím účelem průběžně upravovány. Během aplikace řešení byl kladen důraz na školení uživatelů, na zpracování metodických postupů, na určení garantů jednotlivých odborů úřadu dle zajišťovaných agend a na poskytování podrobných individuálních konzultací budoucím uživatelům.

Řešení vzniklo díky podpoře ze strany vedení úřadu. Bylo doporučeno vedením města a následně schváleno radou města. Na jeho realizaci se podíleli a podporovali jej zaměstnanci úřadu. Mezi zainteresované strany projektu patřila i městská policie, příspěvkové organizace města, kulturní a technické služby města.

Počáteční nedůvěra a spíše záporné postoje některých zúčastněných stran se poměrně rychle transformovala v rutinní užívání a ocenění přínosu.

Hlavní přínosy a výsledky

  • Zvýšení produktivity práce vyplývající ze snadné dostupnosti a distribuce informací, z vyšší efektivnosti řízení činností města a jeho úřadu.
  • Zpřehlednění a zvýšení zabezpečení toku informací mezi lidmi. Zvýšení přehlednosti dokumentů a zabezpečení údajů v nich.
  • Zlepšení evidence, sledování a vyhodnocování jednotlivých řídících a organizačních činností.
  • Vybudování a využívání centrálního úložiště nestrukturovaných dat s jejich jednoduchou dostupností. Vytvoření „bezpapírové“ kanceláře.
  • Zpřehlednění evidence partnerů, osob, kontaktů a aktivit. Sjednocení kompletní agendy úkolů v celé hierarchii organizace.

Přenositelnost řešení

Řešení je přenositelné a podporuje rutinní využití. Jeho nasazení v oblasti veřejné správy je významným přínosem pro zvýšení efektivnosti jejích činnosti především v oblasti řízení organizací veřejné správy.

Možné překážky realizace

Překážkou realizace může být počáteční nedůvěra až nechuť zaměstnanců.

 

Soutěžící o Cenu Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2010

 

Autor fotografie: palickap – Vlastní dílo, CC BY 3.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=10554233