Dobrá praxe, Komunikace, Přívětivý úřad obcí II. typu, Webové stránky

Dobrá praxe – Rokytnice nad Jizerou – Rozesílání informačních e-mailů

Město Rokytnice nad Jizerou se nachází v okrese Semily v Libereckém kraji. www.mesto-rokytnice.cz

Hromadné maily – jedna z novějších metod informování občanů

Představitelé města Rokytnice nad Jizerou nebyli dlouhodobě spokojeni s mírou informovanosti občanů o dění ve městě. Slabý zájem obyvatel o směřování a rozvoj města doprovázela nízká návštěvnost kulturních a dalších akcí. Město se přitom snažilo občany informovat všemi běžnými prostředky. Vydávalo tištěný zpravodaj, na veřejných plochách vylepovalo plakáty zvoucí na kulturní a společenské akce nebo pravidelně aktualizovalo webové stránky. Informovanost však zůstávala na relativně nízké úrovni.

Při řešení nastíněného problému se představitelé města rozhodli zavést službu e-mailingu – rozesílání hromadných e-mailů registrovaným uživatelům. Obsahem e-mailů je především elektronická verze radničního zpravodaje, ale také pozvánky na kulturní, vzdělávací a další společenské akce, termíny zasedání zastupitelstva, informace o nově přijatých vyhláškách, změnách kontaktů na úředníky a dalších novinek. Služba se využívá také k rozesílání dotazníků, kterými radnice zjišťuje názory veřejnosti.

Vedle obsahu je důležitá také podoba

Formát hromadných e-mailů byl zvolen pro svou přehlednost a jednoduchost v užívání jak pro odesílatele, tak pro adresáta, tedy občana. V aktuální době město Rokytnice nad Jizerou hlásí již 400 odběratelů, což je u města s 2 800 obyvateli znamení značného zájmu. Registrace je velmi jednoduchá, stačí zaslat e-mail, zavolat, nebo se osobně dostavit do infocentra.

Před zavedením služby město hledalo ideální aplikaci na rozesílání hromadných zpráv. Aplikace měla být bezplatná, jednoduchá a přehledná. Současně musela umožňovat přístup více osobám, úředníkům úřadu, kteří se o rozesílání zpráv společně starají. Nezbytná byla také informační kampaň o zaváděné službě.

V současnosti služba zaznamenává úspěch a setkává se s velkým zájmem z řad občanů i zaměstnanců úřadu, kteří pravidelně zasílají podněty pro další a další zprávy, jež se objevují v rozesílaných e-mailech. Dochází tak k participaci občanů, kteří se podílejí na šíření informací. Do budoucna by město stálo o novou aplikaci hromadného rozesílání e-mailů, která by nabízela lepší a modernější grafické zpracování.

 

Příklad je součástí publikace Přívětivý úřad obcí s rozšířenou působností 2016

Přívětivý úřad obcí s pověřeným obecním úřadem 2016 – příklady dobré praxe (pdf, 1,36 MB)
Přívětivý úřad obcí s rozšířenou působností 2016 – Příklady dobré praxe (pdf, 1,5 MB)
Přívětivý úřad obcí s rozšířenou působností 2017 – Příklady dobré praxe (pdf, 2 MB)