Cíle projektu

Integrace všech informačních systémů úřadu statutárního města Karviná, jež podporují výkon činností v uplatňovaných procesech systému řízení úřadu.

Popis řešení

Magistrát města Karviná vytvořil vlastní personální informační systém „Persona“ s rozsáhlými vazbami do dalších informačních systémů (např. modulu pro řízení elektronických formulářů nebo identity managementu).

Magistrát tak zároveň vyřešil přidělování přístupových práv do celkového informačního systému úřadu, který teprve nyní může sloužit i jako primární zdroj dat o zaměstnancích. Celkový informační systém úřadu totiž poskytuje data dalším aplikacím a umožňuje získat zpětně údaje o zaměstnancích pro každodenní manažerskou činnost vedoucích úředníků.

Persona je klíčovou aplikací „denní potřeby“ všech zaměstnanců, neboť všechny elektronické formuláře jsou s touto aplikací provázány.

Například elektronické cestovní příkazy jsou provázané s aplikací Persona. Výhodou tohoto propojení je, že systém samostatně zjistí oprávněnost zaměstnance využívat soukromé vozidlo k pracovním účelům. Následně automaticky žádost zaměstnance povolí a doplní do vloženého cestovního příkazu údaje o vozidle, nebo zakáže.

Na projektu se podíleli především pracovníci oddělení informatiky úřadu. Výsledkem řešení je provedená integrace personálního informačního systému (Persona) a sada vzájemně provázaných elektronických formulářů nastavených a auditovaných útvarem interního auditu magistrátu.

Hlavní přínosy a výsledky

  • Vzrůstající zájem zainteresovaných stran o elektronizaci dalších interních procesů.
  • Zvýšení digitalizace úřadu přineslo výraznou časovou úsporu při plnění úkolů, což zvýšilo efektivnost práce zaměstnanců.
  • Nižší náklady na papírové formuláře, a tím i nižší ekologickou zátěž.

Přenositelnost řešení

Řešení je možné využít pro všechny organizace veřejné správy, protože mají podobné procesy (agendy samostatné a přenesené působnosti). Nadto téměř všechny tyto organizace provozují nějaký personální informační systém.

Předpokladem úspěšného zavedení je ovšem důkladná analýza jednotlivých interních procesů v organizaci. Za ideální stav lze považovat i jejich dokončené procesní mapy, neboť tyto zobrazují vzájemné vazby jak mezi procesy, tak mezi činnostmi těchto procesů včetně doplňujících údajů.

Možné překážky realizace

  • Překážkou realizace může být zejména prokazování pravosti elektronických formulářů (elektronický podpis).
  • Získání mandatorního zdroje informací o zaměstnancích, jejich rolích v organizaci a tím i informačních systémech.

Soutěžící o Cenu Ministerstva vnitra za inovaci ve veřejné správě – ročník 2010

 

 

Autor fotografie: Michal Klajban – Vlastní dílo, CC BY-SA 3.0, https://commons.wikimedia.org/w/index.php?curid=21347041